POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE FYCO LEARNING
Esta Política se redactó originalmente en idioma español. En caso de existir discrepancias entre el original y una versión traducida, el original en idioma español prevalecerá sobre las demás.
Bienvenido(a) a FYCO LEARNING, una plataforma de E-Learning denominado en adelante “PLATAFORMA” propiedad de FYCO LEARNING S.A.S, sociedad con domicilio en Colombia y con número de identificación fiscal N.I.T. 901660896, en adelante denominada “FYCO LEARNING”, la cual ofrece sus servicios, descritos posteriormente en este documento. Todas las personas que utilicen PLATAFORMA se denominarán en este documento como USUARIO(S) o TITULAR.
El USUARIO que usa la PLATAFORMA debe conocer y aceptar las siguientes Políticas de tratamiento de datos personales (“Políticas de Privacidad”), teniendo en cuenta previamente las siguientes:
DEFINICIONES.
USUARIO o TITULAR: Es la persona natural o física que es titular o propietaria de los datos personales que suministra para utilizar los servicios de FYCO LEARNING.
Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o físicas determinadas o determinables.
Tratamiento de Datos (o “Tratamiento”): Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, determina los fines y medios del Tratamiento de los datos del Titular.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Base de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.
PRINCIPIOS.
En el tratamiento de tus datos personales se aplica especialmente los siguientes principios:
Principio de legalidad: En FYCO LEARNING los datos de nuestros USUARIOS son tratados de conformidad con lo establecido en las leyes de la República de Colombia o en los países en donde nos encontremos. No realizamos, tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos de nuestros USUARIOS obedece a una finalidad definida, legítima, explícita e informada, de acuerdo con las leyes de la República de Colombia o en los países en donde nos encontremos, en este documento como USUARIO puedes conocer las finalidades del tratamiento de tus datos personales.
Principio de libertad: Realizamos el tratamiento de datos únicamente con el consentimiento, previo, expreso e informado del TITULAR. Los datos personales no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de transparencia: Garantizamos el derecho del TITULAR a obtener del en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos personales que le afecten.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas de FYCO LEARNING, que intervienen en el Tratamiento de los datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
El principio de limitación del plazo de conservación: La conservación de los datos está limitada a los fines que el tratamiento persigue. Una vez que esas finalidades se han alcanzado, los datos son borrados o, al menos, desprovistos de todo elemento que permita identificar a los interesados.
¿QUIENES SOMOS?
FYCO LEARNING es una plataforma de servicios educación virtual (EdTech) (E-Learning) en donde cualquier persona puede acceder y disfrutar de cursos relacionados con el sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como compartir comentarios, opiniones e ideas, promover su trabajo y participar en concursos y promociones sobre dichos cursos (En adelante, los «Servicios»).
¿PARA QUIÉN APLICA ESTA POLÍTICA?
Esta Política de tratamiento de datos personales, aplica para todos los TITULARES que hacen uso o adquieren los Servicios de FYCO LEARNING a nivel nacional e internacional, así como para sus posibles clientes, proveedores, empleados, accionistas y personas interesadas en ser parte del equipo de FYCO LEARNING.
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO?
El RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos del TITULAR es:
FYCO LEARNING S.A.S.
N.I.T. 901660896
Dirección del domicilio principal: Carrera 43 A # 5 A 113 Oficina 401, Torre Sur One Plaza Business- Medellín, Antioquia, Colombia.
Correo electrónico: contabilidadlearning@fycotelecom.com, fyco.learning@fycotelecom.com
Teléfono comercial: 5578170.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.
FYCO LEARNING requiere del consentimiento libre, previa, expresa e informada del TITULAR de los datos personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley. Dicha autorización debe ser otorgada por: el TITULAR, quien deberá acreditar su identidad según la forma indicada en nuestra PLATAFORMA o en caso de ser contactado por otro medio, según la forma en que sea indicada por parte de FYCO LEARNING.
La información personal que tratamos se limita a datos identificativos: nombre y apellidos, domicilio, teléfono y correo electrónico.
FORMAS DE ADQUIRIR LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE TUS DATOS PERSONALES.
Recolectamos la información personal del TITULAR a través de diferentes medios, como nuestros contratos, página web, redes sociales, formularios, newsletters o eventos, pero el TITULAR siempre será informado en el momento sobre la persona responsable del tratamiento, las finalidades, los destinatarios de los datos y el periodo de conservación de su información, así como la forma en que puede ejercer los derechos que tiene en materia de protección de datos.
La autorización del TITULAR no es necesaria en los casos que expresamente excluya y/o señale la ley aplicable en materia de protección de datos personales.
¿CUÁLES SON LAS FINALIDADES Y USOS DE LOS DATOS PERSONALES?
FYCO LEARNING realizará operaciones que incluyen recolección de datos personales, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos personales se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del TITULAR. Los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a las finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:
Clientes- USUARIOS:
Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
Hacer estudios estadísticos o de comportamiento sobre mis gustos y preferencias, respecto de los servicios ofrecidos, para realizar actividades de mercadeo, publicidad y prospección comercial, con el fin de identificar las necesidades y gustos a satisfacer con los servicios ofrecidos.
Realizar la correcta prestación de nuestros servicios.
Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley, como gestionar el proceso contable y de facturación de la empresa.
Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato que se tenga con el cliente u oferta aceptada por este.
Suministrar información sobre cambios, mejoras, actualizaciones, eventos, novedades promociones, publicidad, programas de fidelidad mediante el uso de correo electrónico, teléfono fijo, celular, fax, SMS, redes sociales o medios similares.
Clientes potenciales:
Fines publicitarios o promocionales, informativos de nuestros servicios, de mercadeo y ventas.
Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
Proveedores:
Para los fines relacionados con los procesos de selección, contractuales o relacionados con estos.
Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
Gestionar la cadena presupuestal de la empresa: pagos de la empresa, emisión de certificado, de ingresos y retenciones (personas físicas y jurídicas) y relaciones de pagos.
Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.
Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de la empresa o solicitudes de los entes de control.
Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato u oferta aceptada.
Candidatos interesados en vacantes laborales o empleados:
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de FYCO LEARNING y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo o de futuros procesos de selección donde existan vacantes que apliquen al perfil de la persona; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Estos datos son tratados bajo las siguientes finalidades:
Administrar la relación laboral entre FYCO LEARNING y el empleado.
Reportar los datos al sistema de seguridad social.
Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
¿CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS LOS DATOS PERSONALES?
En FYCO LEARNING sólo conservamos tus datos personales por el periodo de tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recogidos, dar cumplimiento a nuestras obligaciones legales y atender las posibles responsabilidades que pudieran derivarse del cumplimiento de la finalidad por la que los datos fueron recabados.
En el caso de que quieras entrar a formar parte de nuestro equipo y optes a uno de nuestros puestos de trabajo, los datos proporcionados pasarán a formar parte de nuestra bolsa de empleo y se conservarán mientras dure el proceso selectivo y por un máximo de 2 años o hasta que ejerzas tu derecho de supresión.
Si en algún momento hemos recogido los datos para dirigirnos a tí como potencial USUARIO de nuestros servicios o dar respuesta a una solicitud de información realizada de tu parte, dichos datos serán conservados por un máximo de 5 años desde su recogida, pasando a eliminarse transcurrido dicho plazo si no se ha formalizado una relación contractual o en el momento en que así nos lo solicites.
En todo caso, y por regla general, mantendremos tu información personal mientras exista una relación contractual que nos vincule a ambos o hasta que ejerzas tu derecho de supresión y/o limitación del tratamiento, en cuyo caso, la información será bloqueada sin darle uso más allá de su conservación, mientras pueda ser necesaria para el ejercicio o defensa de reclamaciones o pudiera derivarse algún tipo de responsabilidad que tuviera que ser atendida.
¿CUÁLES SON TUS DERECHOS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y CÓMO PUEDES EJERCERLOS?
La normativa en materia de protección de datos permite que los TITULARES puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión o revocatoria y portabilidad de datos y oposición y limitación a su tratamiento.
Nuestros USUARIOS realizar una solicitud ejerciendo sus derechos, la cual debe contener mínimamente lo siguiente:
Nombre del Titular, y de sus representantes, de ser el caso.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento que acredita tal representación.
Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria o supresión del consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
Documentos que soportan la solicitud.
Firma de la solicitud por parte del Titular.
Para ejercer tus derechos FYCO LEARNING pone a disposición los siguientes medios:
Mediante correo electrónico dirigido a: fyco.learning@fycotelecom.com
El TITULAR interesado en ejercer los derechos, acreditará su condición mediante copia del documento de identidad.
En caso de que el TITULAR este representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, en este caso, el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados, todo lo anterior para poder verificar que sólo damos respuesta al interesado o su representante legal.
¿CUÁL ES EL TIEMPO DE RESPUESTA A LAS CONSULTAS?
Las solicitudes de los USUARIOS serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
¿CUÁL ES EL TIEMPO DE RESPUESTA A LAS QUEJAS Y RECLAMACIONES?
FYCO LEARNING resolverá la petición en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
¿QUÉ HACE FYCO LEARNING POR LA SEGURIDAD DE MIS DATOS PERSONALES?
FYCO LEARNING cuida y adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para mantener la seguridad de la información de los USUARIOS y se procura por evitar su pérdida, adulteración, acceso o consulta de terceros no autorizados través de tecnologías estándar de la industria y los procedimientos internos. Así mismo, FYCO LEARNING cuenta con las siguientes medidas de protección:
Con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.
FYCO LEARNING tiene el deber de notificar si existe una brecha de seguridad en la información a los Usuarios dentro de las 72 horas a la misma.
El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores.
Todos los empleados y terceros han suscrito cláusulas de confidencialidad en sus contratos y están comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
No se desecharán documentos o soportes electrónicos sí los hubiere (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción efectiva
Disponer de perfiles con derechos de administración para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el acceso a los datos personales.
Los dispositivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales se mantienen actualizados en la media posible.
Para evitar accesos remotos indebidos a los datos personales se velará por garantizar la existencia de un firewall activado y correctamente configurado en aquellos ordenadores y dispositivos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de datos personales.
Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos, se deberá valorar la posibilidad de utilizar un método de encriptación para garantizar la confidencialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la información.
Copias de Seguridad: Periódicamente se realizará una copia de seguridad en la nube con el fin de permitir la recuperación de los datos personales en caso de pérdida de la información.
Usamos Transport Layer Security (TLS) para cifrar la información mientras viaja por Internet.
Todas estas medidas de seguridad son revisadas de forma periódica para garantizar su adecuación y efectividad. Sin embargo, la seguridad absoluta no se puede garantizar y no existe ningún sistema de seguridad que sea impenetrable por lo que, en el caso de cualquier información objeto de tratamiento y bajo nuestro control se viese comprometida como consecuencia de una brecha de seguridad, tomaremos las medidas adecuadas para investigar el incidente, notificarlo a la Autoridad de Control y, en su caso, a aquellos usuarios que se hubieran podido ver afectados para que tomen las medidas adecuadas.
¿A QUIÉN COMUNICAMOS LOS DATOS?
FYCO LEARNING podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes.
Igualmente, podrá transferir y transmitir los datos personas de los USUARIOS a compañías controladoras y/o filiales y/o subsidiarias y/o empresas relacionadas o pertenecientes al mismo grupo empresarial de FYCO LEARNING, con finalidades establecidas en esta política.
En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a tus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley. En todo caso, cuando FYCO LEARNING transmita los datos a uno o varios encargados establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:
Alcances del tratamiento.
Las actividades que el encargado realizará por cuenta de FYCO LEARNING y;
Las obligaciones del Encargado para con el titular y FYCO LEARNING.
Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del FYCO LEARNING bajo esta política de Tratamiento de datos y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes. Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:
Dar Tratamiento, a nombre de FYCO LEARNING a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales
ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES.
Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a FYCO LEARNING acceso y/o entrega de datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del TITULAR, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.
CAMBIOS A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD.
FYCO LEARNING se reserva el derecho de modificar estas políticas de tratamiento de datos en cualquier momento. Cualquier cambio en la Política de Privacidad empezará a regir a partir de la "última actualización" y el uso continuado del servicio por el Usuario en la fecha de última revisión constituirá aceptación de estos.
Para cualquier aclaración respecto de la presente normativa, puede enviarnos un correo electrónico o solicitud al siguiente correo: fyco.learning@fycotelecom.com